■６月発売予定のプレゼン本、
出版社から連絡がありました！！
結論として、沢山、修正が必要とのことです。(;_;)
さすがプロですね。指摘が納得できるものばかりでした．．．
そのため６月の発売も少し延期です。
でも、頑張ります！！
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実践的！！プレゼンテーションの『コツ』講座 No.063号
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−プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−
購読者数6771名
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
１．どのようにプレゼン資料を準備するのか？
２．PowerPointでどのように作成するのか？
３．発表方法は？
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝える”殿堂入り”メールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
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好評です！！デザインテンプレート
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パワーポイントのデザインテンプレート、大変、好評でした！！
「テンプレートってパワポに無料で付属しているのに、それを売ってるの？」
という方もいらっしいましたが、はい、売っております。(^^;)
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■１．プレゼン資料準備の『コツ』・・・プレゼン資料は２種類ある？
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＜前回のまとめ＞
「配布資料の取り扱いは、本の著者によって主張は様々である。しかし、配付
資料の内容は目的によって変える、配付タイミングは最初に配る、印刷形態
は2スライド/Pageがお勧めです。」
という内容でした。
●最初に訂正のお知らせです。
前回「配布資料」という単語を頻繁に使用していましたが、これは誤りで正解
は「配付資料」になります。
・配布：不特定多数に配る
・配付：特定されている人達に配る
というように使い分けるそうです。プレゼン資料の場合、ある特定の人達に配
る訳ですから「配付」が正解とのことです。まったく気付きませんでした。
皆さん、申し訳ありません。また、ＨＭ様、ご指摘、ありがとうございます。
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●前回、配付資料の説明と同時にプレゼン資料の説明を行いましたが、さらに
「プレゼン資料」ついて、踏み込んで解説させていただきます。
前回の繰り返しになりますが、プレゼン資料には以下の２種類があります。
1．文字が少なく、キーワード中心の「見せる」ことが目的のプレゼン資料
2．文字が多く、長文もある「読ませる」ことが目的のプレゼン資料
●「1.」は、口頭の説明が中心で、資料は補足的な位置づけです。そのため、
もしプレゼン発表に参加せずにこの資料を読んだだけでは、その内容が分りに
くいという特長があります。
●一方「2.」は、報告書など、読んでもらうことが目的であり、記載内容に誤
解を与えないようにするため文章量も多いという特長があります。もし、プレ
ゼン発表に参加しなくても資料を読めばある程度、内容が分るというというも
のです。
●このように、プレゼン資料も２種類あります。プレゼン本の多くは「1.」を
前提としています。しかし、私のサラリーマン生活の中では「2.」でプレゼン
する機会もありました。
●そこで、お伝えしたいのは、このようにプレゼン資料は、その目的によって
種類が変わるということです。また、そのため最初の段階でプレゼンの目的を
明確にしましょうという点です。
●実際、私が以前、参加したプレゼンのことです。私を含めた５人のプレゼン
ターが参加したのですが、皆、発表用の資料はバラバラでした。最初に発表し
た人は、とても細かい情報を盛り込んだ資料で発表していました。この方は、
「読ませる」ことを意識していたのです。
●一方、私は、プレゼン資料＝見せる資料だと思っていますので、ビジュアル
表現を中心とした資料で発表しました。つまり「見せる」ことに重点をおいて
いたのです。その他、３名の方は、どちらともいえない中間的な内容でした。
●このようなレベルの違いを引き起こさないためにも、皆さんは最初の段階で
・プレゼンは「見せる」ことが目的か、「読ませる」ことが目的か？
ということをプレゼンの主催者に確認すべきです。場合によっては、その両方
ということもあるはずです。ただ、主催者はそこまで意識していないことも多
いのが現実なので、その場合は、自分で決定するしかありません。
●さらに、このプレゼンの目的によって皆さんの対処方法は以下の４つのパタ
ーンに分かれます。
──┬───┬────┬───────────────────────
│見せる│読ませる│ 解 説
──┼───┼────┼───────────────────────
1.│ ◎ │ × │見せる資料だけ用意し、読ませる資料は用意しない
2.│ ◎ │ ◎ │見せる資料と別に読ませる資料の両方を用意する
3.│ △ │ ◎ │読ませる資料だけを用意し、見せる資料に流用する
4.│ ○ │ ○ │見せる資料と読ませる資料の中間を用意する
──┴───┴────┴───────────────────────
【記号の意味】◎：用意する、×：用意しない、△：流用する、
○：どちらか片方を用意する
●「1.」の場合、発表用の見せる資料を用意するだけなので、資料作成の準備
は比較的楽です。しかし、発表に参加しない人は、後でその内容を理解するこ
とが難しいというデメリットがあります。
●「2.」の場合、発表用の見せる資料とは別に、読ませる資料が別途必要なた
め、資料の準備が「1.」に比べて負担が大きくなります。しかし、発表に参加
しない人も資料を読めば内容を理解できるというメリットがあります。
●「3.」の場合、読ませる資料を発表用の見せる資料とするため、資料作成の
準備は比較的楽です。しかし、内容が細かいため、発表時に要点を絞って説明
するなどプレゼンターが発表内容をコントロールする必要があります。
●「4.」の場合、両方の良いところをピックアップするため、現実的な対応と
いえます。ただし、中途半端になる可能性は否定できません。
●以上です。
冒頭でプレゼン資料には２種類あると説明しました。しかし、プレゼンの目的
によってその記載レベルと用意すべき資料は微妙に異なるということです。私
が過去に失敗したことと同じ轍を踏まないよう皆さんには、ぜひ目的を明確化
することをお勧めいたします。
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■２．PowerPoint修得の『コツ』・・・・TrueTypeフォントを埋め込む
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＜前回のまとめ＞
「重要な箇所が目隠しされた説明用のパネルを用意して、説明の最中に目隠し
された箇所を一つずつ公開する方法を"もんたメソッド"と言うらしいです。
その実現方法は、アニメーションのストリップを使います。」
という内容でした。
●プレゼン資料を作成する場合、皆さんはどのフォントを使用していますか？
多くの方が「MS Pゴシック」をお使いではないでしょうか？「MS Pゴシック」
ならプロジェクタへ投影しても文字が消えたりしません。また、無駄な文字間
のスペースを詰めてくれるなどのメリットがあります。
●しかし、私のお勧めは「HGP 創英角ゴシックUB」です。
今ではプレゼン資料を作成する場合、すべて「HGP 創英角ゴシックUB」だけを
用いています。その理由は「MS Pゴシック」より、太いフォントで、力強さを
表現できるからです。
●「HGP 創英角ゴシックUB」は MS-Officeをインストールすれば、自動的にイ
ンストールされるはずです。
●ただ「HGP 創英角ゴシックUB」には問題があります。
その問題とは Windowsに標準搭載されるフォントではないため、プレゼン発表
を行うパソコンに「HGP 創英角ゴシックUB」がインストールされていないと、
自動的に別のフォントに切り替わり、想定外の表示になってしまうことです。
●前置きが長くなりましたが、このようにWindows 標準のフォント以外のフォ
ントを用いた場合、発表用のパソコンにフォントがあるかどうかを意識するこ
となく、パワーポイントの資料の中にフォントを埋め込む方法があります。
●対処方法は以下の通りです。
・パワーポイントで資料を完成させる。
・[ファイル]→[名前を付けて保存]を選択する。
・名前を付けて保存画面にて[ツール]→[保存オプション]を選択する。
・[現在のドキュメント専用のフォントオプション]→[True Typeフォントを
埋め込む]→[使用されている文字だけを埋め込む]を選択する。
●これだけで、先の問題点、つまり発表用のパソコンにフォントがなくても自
分の想定したフォントのまま表示することができます。特殊なフォントを利用
した場合、必ず、この保存オプションをチェックして保存しましょう。
●ちなみにTrueTypeとは、文字を拡大しても文字がギザギザにならないキレイ
なフォントのことです。また、保存オプションで[すべての文字を埋め込む]を
選択すると使っていないフォントも保存されるため、ファイルサイズが大きく
なるので注意が必要です。
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■５．編集後記
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プレゼンやパワポでお悩みの方々が互いに意見交換してもらえるといいなー
という思いで、こっそりと「掲示板」を作ってみました。
ずっと続けるかどうか決めてないのですが、とりあえず公開しました。
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