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実践的！！プレゼンテーションの『コツ』講座 No.041号
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−プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン−
購読者数4693名
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
１．どのようにプレゼン資料を準備するのか？
２．パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか？
３．発表方法は？
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/
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■１．プレゼン資料準備の『コツ』・・日経BPのプロから学ぶテクニック(３)
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＜前回のまとめ＞
「日経BP社の本の付録に『ここで差がつく文章の技術』という記事がありまし
た。論理構造を明確するためには、ピラミッド型の階層構造で考える。この
時、Step1:階層構造が満たすべき基本条件・Step2:階層構造の論理性を高め
る方法・Step3:階層構造を基に文章を執筆する際のポイント、以上、３つを
押さえて文章を作成しましょう。」
という内容でした。
●今回も前号に引き続き、日経BP社の記事を引用して解説させていただきます。
今回は、正確で読みやすい文章を書くために、日経BPの編集部が厳選した20の
ポイントについて紹介させていただきます。
●まず、皆さんへ質問です。以下の３つの文章の問題点を指摘することができ
ますか？
a. プロジェクトマネージャーの役割は、納期やコストを管理する。
b. SCM*システムを取引先とともに商品在庫を削減するため導入する。
c. この画面構成は、おおむね顧客のニーズを満たしている。しかし、改善
の余地がある。だが納期が迫っているため、このままでよいと考える。
*SCM＝サプライ・チェーン・マネージメント
●一見、特に問題なさそうに見えます。また、このままでも大きく意味を取り
違えることはないと思います。しかし、分かりやすい文章にするためには少し
修正が必要です。
●その前に、文章力とプレゼンテーションは直接関係ない、と思う方がいるか
もしれません。しかし、プレゼンの完成度を高めるには、論理性を高める必要
があります。では、論理性を高めるための身近な方法は？というと、メールや
日報など、日常的に作り出す文章を通じて論理性を高めることだと思います。
●つまり、論理的な文章を書ける人は、論理的なプレゼンをすることができる
はずです。しかし、論理的な文章が書けない人は、論理的なプレゼンをするこ
とはできないはずです。そのため、日頃から文章力を磨くことがプレゼンの完
成度を高めることに役立つはずです。
●日経BP社では、分かりやすい文章を書くための「20のポイント」として優先
度の高いものから順に以下のように紹介しています。
┌─────────────────────────────────┐
│■レベル１：正しい文章を書く │
│ □１．主語と述語が正しく対応しているか │
│ □２．「なぜなら」や「もし」などを正しい言葉で受けているか │
│ □３．正しい係り受けになっているか │
│ □４．用語を統一しているか │
│ □５．時制は正しいか │
│ │
│■レベル２：無駄がなく読みやすい文章を書く │
│ □６．長い文になっていないか │
│ □７．分かりやすい語順になっているか │
│ □８．説明なしで専門的な用語を使っていないか │
│ □９．特定の企業や組織だけで通用する用語を使っていないか │
│ □10．逆接の接続詞を繰り返していないか │
│ □11．二重否定をしていないか │
│ □12．代名詞が指し示す内容が明確か │
│ □13．受身形を極力使わないようにしているか │
│ □14．「・・・だ」、「・・・だ」など、同じ語尾を続けていないか │
│ □15．１つの文中で同じ言葉を繰り返し使っていないか │
│ □16．助詞の「の」を３つ以上つなげていないか │
│ │
│■レベル３：文章の価値を高める │
│ □17．途中で疑問系の文章を入れて読み手の興味を引き付けているか │
│ □18．事例やエピソードなどを書いて具体的に説明しているか │
│ □19．数字やデータを盛り込んで説得力や信ぴょう性を高めているか │
│ □20．単なる事実の羅列にとどめず意義や理由を説明しているか │
└─────────────────────────────────┘
●どうでしょうか？あたり前と言ってしまえば元も子もないですが、実践的な
ポイントで、かなり泣かせます。こういう生きたノウハウは日本中の全てのホ
ワイトカラーの人達に配りたいぐらいです。(^^;)
●話が少しずれますが、以前、仕事で特許申請をしたことがあったのですが、
申請する前に他の関連特許を調べたのです。その時の特許情報が分かりにくい
こと。何度読んでも理解できないのです。１つの特許情報だけでなく、すべて
の特許情報が分かりにくいのです。あれは、わざと分かりにくく書いているの
もしれないですね。酷いものでした。
●話は戻って、では、最初に質問した「a.〜c.」の文章をご覧ください。上記
20のポイントのうちのどれか１つに該当します。
●最初に「a.」の解説です。ポイント「１．」に該当します。
> 「a.プロジェクトマネージャーの役割は、納期やコストを管理する。」とい
> う文は、あるITエンジニアが実際に書いたものだ。 この文の主語は「役割
> は」述語は「管理する」である。「役割は 〜 管理する」という対応関係は
> 明らかにおかしい。正しくは「役割は 〜 管理することだ」である。もしく
> は「プロジェクトマネージャは 〜 管理する」とすべきだ。推敲を怠るとこ
> のレベルの間違いが容易に起こり得る。
⇒指摘されると納得がいきます。このように主語・述語だけを取り出してつ
なぎ合わせると不自然なところを抽出しやすくなります。英語だと「主語
＋述語＋目的語」のように文法を意識して理解するのに日本語だとノリで
書いてしまうことがあるので、ついつい見落としてしまいがちです。
上記、a.の正しい文章は、以下のどちらかです。
・プロジェクトマネージャーの役割は、納期やコストを管理すること
である。
・プロジェクトマネージャーは、納期やコストを管理する。
●では、次に「b.」の解説です。ポイント「７．」に該当します。
> 「b.SCMシステム を取引先とともに商品在庫を削減するため導入する。」と
> いう文を見てほしい。「こんな分かりにくい語順は普通しない」と思うかも
> 知れない。しかし、思いつくままに文章を書いていると、ついこういう語順
> にしてしまいがちである。それには理由がある。私たちは文章を書くとき、
> 無意識のうちに強調したい語句から並べていく傾向があるのだ。
> (中略)
> 「主語と述語を近づける」、「目的語(〜を)を主語(〜する)のすぐ前に配置
> する」、「長い修飾語は短い修飾語の前に配置する」といった原則をふまえ
> 一番わかりやすくなる語順を探そう。
⇒これも良いことが書いてありますね。叙情的な名文を書け、ということで
はなく、単純に文章を分解し、機械的に上記のような順番で並べると分か
りやすいですよ、ということです。
上記、b.の正しい文章は、以下の通りです。
・商品在庫を削減するために取引先とともにSCMシステムを導入する。
●最後に「c.」の解説です。ポイント「10．」に該当します。
> 「c.この画面構成は、おおむね顧客のニーズを満たしている。しかし、改善
> の余地がある。だが納期が迫っているため、このままでよいと考える。」こ
> のように「しかし」や「だが」を連続して使うと、たとえ結論を明記しても
> 読み手にすっきりと伝わらない。見方を変えれば、逆接の接続詞を減らすこ
> とが、論旨展開の整理につながる。
⇒これも良いことが書いてありますね。文章の読み手は、今、どちらの主張
をしているのかを理解しながら読み進めます。この時、「しかし」などの
逆説の接続詞を何度も登場させると全体を通して、主張を分かりにくくさ
せてしまうということです。特に長い文章になるほど、分かりにくくなっ
てしまいます。
上記、c.の正しい文章は、以下の通りです。
・この画面構成は、改善の余地がある。しかし、おおむね顧客のニーズを
満たしている。納期が迫っているため、このままでよいと考える。
●以上、具体例を挙げて説明しましたが、20のポイントがすべて参考になりま
す。実際に、ビジネスプラン・企画書・提案書・議事録などあらゆる文書を作
成する際、大いに役立つと思います。
●今回、メルマガNo.39〜41 で日経BP社が蓄積しているノウハウをご紹介しま
したが、その根底に流れるのは、No.39 の冒頭で紹介したように「文章力は、
才能ではなくテクニックである」という点です。これらの実践的テクニックを
利用すれば誰でもある程度の文章が書けますし、その延長線には、論理的なプ
レゼンがあるはずです。
●だからといってテクニックに走って”気持ち”を忘れてしまうのも困るので
すが、実践的で役に立つノウハウです。後は、皆さんが実際の業務で活用して
血肉にしていただければと思います。感想を聞かせてくださいね。(^_^)/
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■２．パワーポイント修得の『コツ』・・・Excel表の貼り付け問題の解決法
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＜前々回のまとめ＞
「プレゼン資料作成に時間がない、とにかく形にしたい、という方は便利な
”インスタント・ウィザード機能”を使いましょう。ただ、デザインが今ひ
とつなので、ThemeGallery社のテンプレートを反映してブラッシュアップし
ましょう。」
という内容でした。
●今回は、PowerPointで頻繁に使う機能、Excel の表の貼り付けについて解説
します。プレゼン資料を作成する際、すでに存在するExcel の表をそのまま貼
り付けることも多いと思います。しかし、貼り付けたExcel の表の罫線の一部
が消えてしまうことも多く、困ったことはないでしょうか？今回は、そんな皆
さんに実践的な解決方法をお伝えします。
●Excel→PowerPointへの表の貼り付けの基本的な手順は以下の通りです。
1. Excelで、コピーするセルの範囲を選択します。
2. [編集]メニューの[コピー]をクリックします。
3. PowerPointに切り替え、[編集]メニューの[貼り付け]をクリックします。
この場合、Excel の表がPowerPointの表へ完全に移植されています。この状態
で問題なく移植されていれば、これで完了です。
●しかし、この時、罫線の一部(特に右端)が消えてしまうことがあります。こ
の現象については、Microsoft社 がバグ(問題点)として認識しています。皆さ
んご存知でしたでしょうか？皆さんの操作が悪いのではなく、PowerPointに問
題があるのです。
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ja;278543
●上記では、対処方法として、以下の３つが紹介されています。
・方法１：フォントサイズおよびセルサイズを縮小する
・方法２：ワークシートを分割して貼り付ける
・方法３：図として貼り付ける
方法１と方法２は、１回の手順ではなく、複数の手順が必要なため、正直面倒
です。そのため、現実解としては、方法３です。
●方法３の具体的な手順は以下で紹介されています。この手順で罫線が消える
ことなく表示されれば、完了です。
> 1. Excel で、コピーするセルの範囲を選択します。[編集]メニューの[コピ
> ー] をクリックします。
> 2. PowerPointに切り替え、[編集]メニューの[形式を選択して貼り付け] を
> クリックします。
> 3. [形式を選択して貼り付け] ダイアログ ボックスで、[貼り付ける形式]
> ボックスの一覧の[図(拡張メタファイル)]をクリックし、[OK] をクリッ
> クします。
> 注：この方法で貼り付けた Excel オブジェクトは図になり、Excelでは編集
> できません。
●しかし、Microsoft社 が紹介しているこの方法でも罫線の一部が消えてしま
うことがあります。えぇー (^^;) そんな時は、以下の手順をお試しください。
1. Excel で、コピーするセルの範囲を選択します。[編集]メニューの[コピ
ー] をクリックします。
2. PowerPointに切り替え、[編集]メニューの[形式を選択して貼り付け] を
クリックします。
3. [形式を選択して貼り付け] ダイアログ ボックスで、[貼り付ける形式]
ボックスの一覧の[Microsoft Excel ワークシート・オブジェクト] をク
リックし、[OK] をクリックします。
4. 「3. 」で貼り付けた表をダブルクリックします。
5. 特に何も変更せずにPowerPointのどこかをクリックしてPowerPoint に戻
ります。
●「1.〜3.」を実行したままだと罫線の不具合が解消されないことがあるため
あえて「4.〜5.」を実行するのです。ただ、この場合のネックはファイルサイ
ズ大きくなってしまうことです。
●以上から、実行の手順としては以下の優先度で実行してみることをお勧めし
ます。
1. Excel の表データを完全移植する。
[編集] → [貼り付け] を実行する。
2. 図で貼り付ける。
[編集] → [形式を選択して貼り付け] → [図(拡張メタファイル)] を実
行する。
3. Excel オブジェクトとして貼り付ける。
[編集] → [形式を選択して貼り付け] → [Microsoft Excel ワークシー
ト・オブジェクト]を実行し、その後貼り付けた表をダブルクリックする。
●なお、上記は、MS-OfficeXP環境下を前提としています。MS-Officeのバージ
ョンが異なることで動作も異なることをご了承ください。
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■３．お薦めのメルマガ
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ナケルコメント：
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■５．編集後記
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私のうちの長女は６歳、長男は１歳です。
長女が１歳ぐらいの時でした。おもちゃなどに興味を持ち出したのですが、
この時、「ぬいぐるみ」や「お人形」等、女の子らしいものが好きでした。
不思議だなー、と思いつつも、”これは、女の子らしいおもちゃを親が買い
与えるからかもしれない”とも思っていました。
しかし、女の子のおもちゃに囲まれている長男が「自動車」や「電車」など
の男の子らしいおもちゃに興味を示すのを見て、その仮説が揺らぎました。
これは、どう考えても先天的に男と女は違うんじゃないか、と考えています。
そうでないと説明できません。とにかく不思議... (^^;)
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□担 当：杉田恭一(ナケルワタル)
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