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実践的！！プレゼンテーションの『コツ』講座 No.039号
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−プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン−
購読者数4509名
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
１．どのようにプレゼン資料を準備するのか？
２．パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか？
３．発表方法は？
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/
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■本のソムリエからの無料プレゼント■
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私は、20誌ほどのメルマガを購読していますが、自分のスキルアップに本当に
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があります。このメルマガを読むだけで感動します。
⇒１分間書評！「一日一冊：人生の智恵」
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どうやって一日一冊も本が読めるのか不思議でしょうがないので、問い合わせ
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バトル中のため、「日本初！損をしないためのネット通販クレーム対策」とい
うメルマガ登録が必要ですが、無料ですので皆さんもぜひ、ご登録ください。
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■１．プレゼン資料準備の『コツ』・・・日経BPのプロから学ぶテクニック
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＜前回のまとめ＞
「2012年のオリンピック開催地の最終決定がプレゼンテーションの優劣で決定
したとのこと。プレゼン用のコンテンツを作成する前に”何を伝えるのか”
を十分に吟味しないと、無駄足を踏むことがある。」
という内容でした。
●ｅメールを利用して仕事内容のやりとりをしていると、たまに「何を言いた
いのだろう？」と思うメールを受け取ることってありませんか？何度、読み直
しても理解できないメールです。日本語なのに。(^^;)
●日経BP社(http://www.nikkeibp.co.jp/index_j.shtml )が出版している「IT
プロフェッショナル」という本の付録に『ここで差がつく文章の技術』という
興味深い記事がありました。
●要約すると、
・IT業界は、顧客や上司、部下との間で文書のやりとりが多い。
・そのため、自分の考えを伝える文章力が必要になる。
・IT業界の上位の資格試験では論文が必須となっている。
・しかし、最近のITエンジニアの文章力の低下は著しい。
・ビジネス文書を書く際の文章力に必要なのは、才能ではなく、
”テクニック”である。
・日経BP社が培った基本的なテクニックを紹介する。
というものです。
●ここで紹介されているテクニックは、業界に関係なく、皆さんが仕事をされ
ていく上で、文書作成やプレゼン資料作りにも活用できると確信しますので、
ご紹介します。「⇒」の箇所は、私のコメントです。
> ビジネス文書に関する文章力は、「才能」や「センス」ではない。これらが
> が乏しくても以下の４つのテクニックを習得することでクリアできる。
>
> １．文章の目的と主題を明確にする
> 最初に考える必要があるのは、「何のために書くのか」という文章の目
> 的と「何を伝えるのか」という主題を明確にすることだ。これを明確に
> しないまま文章を書くと、結果的に受け取った相手は何を読み取ればよ
> いのか理解できない。
⇒これはプレゼンテーションでも同じです。よくありがちなのが、時間を
かけて収集した情報がただ、並べてあるだけで、そこから何を伝えよう
としているのか意図が分からないプレゼンです。情報を整理することが
目的となってしまい、本来の「何かを伝える」という目的が失われてし
まうのでしょう。ともかく、最初に「何のために書くのか」、「何を伝
えるのか」を明確にしましょう。
> ２．読み手を強く意識する
> 自分本位に目的や主題を決定するのではなく、読み手の立場や興味を考
> 慮することで文章の説得力が高まる。
⇒プレゼンテーションでも同じように聞き手の立場になって資料を作成す
る必要があります。これはこのメルマガでも繰り返し説明していること
です。さらに、追加するポイントとしては、自分や自社の伝えたいこと
と、聞き手が知りたいことにギャップがある場合、論理展開や使用する
言葉をうまく”すり合わせ”することです。迎合ではありませんよ。
自分の主張をしながらも相手に合わせるということです。
これだけでメルマガが１つ書けそうなので、また別の機会に説明します。
> ３．執筆前に論旨展開を決める
> 文章を書く前に書くべき事項を洗い出し、それらを整理した上で、どう
> いう順序で書いていくのかを決めていく。また、論旨展開の流れに矛盾
> や無理、無駄がないなど、論理性を保つことが重要である。
⇒「吐き出し」→「関連付け」→「抽象化」のことです。パワーポイント
を立ち上げる前にやるべきことは沢山あります。この時点でプレゼンの
骨格が決まるので、とても重要です。さらに、この論旨展開をスムース
に行うテクニックも紹介されていたので、これについては、次号で紹介
します。
> ４．推敲を重ねて完成度を高める
> 文法的に正しい日本語にするのはもちろんのこと、正確でわかりやすい
> 文章を一度で書き上げるのはプロのライターでも難しい。書き上げた後
> で何度も見直して完成度を上げるのだ。また、できれば上司や同僚など
> 別の視点でみてもらうのが重要だ。
⇒プレゼン資料作成の時も同じように最初から完成することは難しいです。
不可能です。まずは手書きで何度か作成し、パワーポイントで作成し、
印刷して確認し、プロジェクタで確認し、リハーサルして確認しと徐々
に完成度を高めていきます。
●以上です。今までのメルマガでご紹介した内容と似ていますが、日経BPのプ
ロの編集者でも同じようなテクニックを使っている点で興味深いです。次号で
は、引き続き「論理展開の組み立てテクニック」をお伝えする予定です。
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■２．パワーポイント修得の『コツ』・・・ウィザード資料へのデザイン反映
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＜前回のまとめ＞
「プレゼン資料作成に時間がない、とにかく形にしたい、という方々は便利な
”インスタント・ウィザード機能”を使いましょう。多くの種類のプレゼン
資料の雛形が用意されています。」
という内容でした。
●今回は、前回の続きで「インスタント・ウィザード機能」を使って出来上が
ったプレゼン資料にThemeGallery社の無料のテンプレートを適用させる方法の
解説です。ThemeGallery社の無料のテンプレートをお持ちでない方は、以下よ
り、請求してください。(無料です。)
⇒http://www.nakeru-p.com/dload_smaster_tg.html
●もう一度、「インスタント・ウィザード機能」での具体的なプレゼン資料の
作成手順を整理します。
・パワーポイントを立ち上げ、[表示]→[作業ウィンドウ]を開きます。
・作業ウィンドウの[新しいプレゼンテーション]を選択します。
・[新規]→[インスタント・ウィザード]を選択します。
・画面中央に[インスタント・ウィザード]の専用画面が表示されます。
・[次へ]を選択します。
・表示される[プレゼンテーションの種類]を選択します。
・[オンスクリーン・プレゼンテーション]を選択し[次へ]を押します。
・[プレゼンテーションのタイトル]に適当に入力し、[完了]を押します。
●この時点で「インスタント・ウィザード機能」で自動作成されたプレゼン資
料が完成しているはずです。ここから、ThemeGallery社のテンプレートを適用
させて、デザインをセンスアップさせます。
●その前に、ThemeGallery社のテンプレートの準備をします。手順は以下の通
りです。
・ダウンロードしたThemeGallery社のテンプレートファイル(*.pot) を任意
のフォルダに保存します。(フォルダはどこでも結構です。)
●再び、パワーポイントに戻り、「インスタント・ウィザード機能」で自動作
成されたプレゼン資料を表示し、以下の手順に従います。
・[表示]→[作業ウィンドウ]を開きます。
・作業ウィンドウに表示される▼を押し、 [スライドのデザイン−デザイン
テンプレート]を選択します。
・作業ウィンドウの最下部にある[参照]ボタンを押し、テンプレートファイ
ル(*.pot) を保存したフォルダを選択し、デザインを反映させたい、テン
プレートを選択します。
以上で、ThemeGallery社のテンプレートを適用させることができるはずです。
もし、できなかった場合は、http://www.nakeru-p.com/other_question.html
からご質問ください。
●なお、この段階では、ThemeGallery社の複数のテンプレートが自動読み込み
されていませんので、一度、パワーポイントを終了し、再度、立ち上げなおす
と他のテンプレートが作業ウィンドウに自動的に表示されるようになっている
はずです。
●さらにここから、会社のロゴに変更するなど、テンプレートのデザインの変
更を行う場合は、以下の手順で実施します。（通常のスライドマスタの変更と
同じです。）
・[表示]→[マスタ]→[スライドマスタ]を選択します。
・会社のロゴの挿入など、デザインを変更します。
・[表示]→[標準]で元の編集画面に戻します。
●以上です。問題は、ここから先が一番、時間のかかるところだと思いますが
とりあえず、時間がない場合、形にすることはできる便利な機能です。
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■３．お薦めのメルマガ
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ナケルコメント：
人間の心というのは深層心理と表面心理があるそうです。スポーツなどで表面
的に言葉で「勝てる！！」と言っても、心の底で「やっぱり無理かも」と思っ
ていたら決して勝てないそうです。そんな深層心理のトレーニング方法を女性
らしく、やさしく教えてくれる癒し系メルマガです。
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■５．編集後記
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先日、ホワイトバンドを購入しました。
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他にやることがあるだろう」など、色々、矛盾は感じているのですが、
主旨に賛同して、購入しました。
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□担 当：杉田恭一(ナケルワタル)
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