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実践的！！プレゼンテーションの『コツ』講座 No.010号
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−プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン−
購読者数 663名
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
１．どのようにプレゼン資料を準備するのか？
２．パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか？
３．発表方法は？
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/
−−− お知らせ −−−
本メールマガジンは、No.001〜010まで週刊で発行してきました。
しかし、この度、No.008でもお伝えしました通り、本格的に出版に向けた
作業に取り組むことになりました。そこで、品質を落とさないためにも、
勝手ながら発行周期を”週刊”→”隔週刊”へ変更させていただきます。
申し訳ありませんが、ご了承ください。ｍ(_ _)ｍ
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【１】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・とにかく書いてみること！！
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＜前回のまとめ＞
「情報検索するためには対象となる情報を明確化する必要があります。そして
検索対象を明確にするためには、予めストーリーを考えておくことです。
しかし、欲しい情報が想定どおり見つからないことが多いので、その場合、
仮説を立てるか、もしくは思い切って削除して説得力のある資料にする必要
があります。」
という内容でした。
●情報収集を充分行ったら、次は情報を出力する番です。ここは一つの山です。
分水嶺です。この段階で多くの人が「やっぱり難しい！！」と放棄してしまい
ます。そのため逆にいうと、この山を乗り越えれば光が見えてきます。
●情報収集までは、インターネットで情報を検索したり、雑誌を探したり、本
を読んだりして、自分の中に情報を取り入れる作業です。そのため比較的容易
に実施できます。
●しかし、情報を出力する場合、多くの壁が存在します。
1.対象をしっかりと理解している必要がある
2.何から吐き出すか決める必要がある
3.どうやって吐き出すか決める必要がある
4.時間がかかる
5.労力がかかる
6.反対意見がでる
などです。
●このように書くと難しいですね。もっと簡単な例で「あなたの意見を言いな
さい。」と言われて、自分の意見を言う時と同じです。ただ、言葉の場合、リ
アルタイムなので、間違ったことを言っても直ぐに弁解できます。言い換える
こともできます。時間や労力もその場限りなので大きな負担にはなりません。
●しかし、これがプレゼン資料になるとそういう訳にはいきません。ずっしり
と上記の「1.」〜「6.」が切実に迫ってきます。ちなみに、本メルマガも読む
のは30秒ぐらいでしょうけど、何時間も掛けて作成しています。(^^;)
●今回は、この「1.」〜「6.」の中でもポイントとなる「2.」について説明し
ます。
●優れたプレゼン資料というのは、基本的に構成がしっかりしています。見て
いて違和感なく納得できる構成です。そのためプレゼン資料作成時に自分も同
じようにしたいと思うのですが、ここで
「何から書こう？」
と手が止まります。(^^;)
●手紙と同じですね。何から書き始めよう？できるだけかっこよく始めよう！
と思うのですが、なかなかよい文章が思いつきません。
●この壁を乗り越える『コツ』もちゃんとあります。
1.書きたい情報をランダムに書き出す
2.とにかく書いてみる
●「1.書きたい情報をランダムに書き出す」とは、既にこの段階で収集した情
報は沢山あるわけですから、目的に向けて、「これを書きたい」というものを
ランダムに書き出すのです。
よろしいでしょうか？順番など気にせずに書き出せばよいのです。私たちの目
に触れる小説やレポートは完成版なので、その途中経過を見ることは少ないの
です。でもきっと手順は同じはずです。
●これを、頭の中でやるのか、紙に書き出しながらやるのかの違いだけです。
ランダムに書き出して、後で並び替えや取捨選択をすればいいのです。ここは
躊躇せずにランダムに思いつくままに書き出しましょう。
●しかし、それでも最初の一歩は勇気が要ります。それを乗り越えるのが２つ
めの『コツ』です。それは、
とにかく書いてみるのです。
何も書かないと何も始まらないのですから、何でもよいので書き出してみるの
です。そうすると不思議と「この方がいいな」「こうしよう」などと次のステ
ップに行けるのです。
●その理由は私には分かりません。(^^;)
ただ、私の今までの経験上、何かを書いてみることで次のステップへ進むこと
ができるのです。多分、何かを書き出すことでそれが呼び水となり次の情報を
出力することができるのです。
●このように情報を出力する段階で「何から書こう？」と迷った場合は、ラン
ダムに情報を書き出し、後から順番を並べ替えればよいのです。それでも「何
も書くことがない」場合は、思い切って何かを書くことでそれが呼び水となり
他の情報を導き出すことができます。
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【２】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・配置/整列
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＜前回のまとめ＞
「四角形のプロパティを設定することで図形サイズの自動調整を拒否したり、
図形内の改行を許可したり、図形内のテキスト位置を指定することが可能で
す。これらの機能は頻繁に使用するので覚えておきましょう。」
という内容でした。
注意：ここでの操作は、MS-OfficeXPを基本として記載しています。
●前回まで図形の四角形を使用した作図の説明を行いました。
今回は「配置/整列」です。必要な10の機能のうちの3つ目の機能になります。
「配置/整列」の設定自体は以下で示す通り簡単です。しかし、私たちは、
なぜ、配置/整列した方がよいのか？
を理解しておく必要があります。
●理由は２つあります。
1.オブジェクトの位置が統一されていると美しいから
2.オブジェクトの配置には意味があるから
です。
●「1.」については、誰でも分かることです。スライドを進めていく時にオブ
ジェクトの位置がバラバラだと統一感がなく、美しくないのです。
●「2.」がポイントです。オブジェクトの位置がズレていると、そこに何らか
の意味がある、と思われるからです。逆に何らかの意味を持たせたい場合に区
別がつかなくなるのです。
●例えば、以下のように「営業部」「企画部」というオブジェクトを配置した
スライドを作成したとします。
・営業部
・企画部
●基本は、水平に並べるか、垂直に並べます。しかし、ここで「企画部」を
「営業部」より垂直位置で若干下げてしまったとします。
・営業部
・企画部
●すると、営業部の配下にある企画部と理解されてしまう可能性があります。
意図的にそうしているのか、そうでないのかが曖昧になってしまうため、オブ
ジェクトの位置には気をつける必要があるのです。
●では、以下に「配置/整列」の設定方法を示します。
●１．”垂直位置”での配置/整列
オブジェクトを作成していくと図の位置がずれたり、上下の位置が想定通りに
いかない場合があります。
●例えば、表紙に以下のテキストを入力して、スライドに合わせてセンタリン
グ(中央揃え)したいとします。
・タイトル：泣ける！！プレゼンテーションへの８つのステップ
・年月日 ：2004年5月14日
・会社名 ：株式会社ナケル工房
・氏 名 ：ナケルワタル
その場合、以下の手順でセンタリング(中央揃え)します。
[図形の調整]→[配置/整列]→[スライドに合わせる]をチェックする
[全てのオブジェクトを選択]→[図形の調整]→[配置/整列]→[左右中央揃え]
●これで、全てのオブジェクトをセンタリング(中央揃え)することができます。
はじめの[スライドに合わせる]で中央の基点をスライド全体としたわけです。
その後、スライドを基点として全てのオブジェクトをセンタリング(中央揃え)
します。
●２．”水平位置”での配置/整列
次は、同様にオブジェクトを作成していくと同じレベルの２つのオブジェクト
を水平位置で揃えたい場合があります。
●例えば、以下の「課題１」「課題２」のオブジェクトを記載したスライドを
作成したとします。
・課題１：少子化対策
・課題２：環境問題
これらは、平行して揃えたいと思います。その場合、以下の手順で水平揃えし
ます。
[全てのオブジェクトを選択]→[図形の調整]→[配置/整列]→[上揃え]
●同じ要領で、[右揃え]、[左揃え]、[下揃え]など多数ありますので、実施
してみてください。
●以上、設定自体は大して難しくありません。ここでのポイントは、
「配置/整列」には意味がある、ということを理解することです。
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■３．読者ご相談コーナー
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＜読者の質問＞
Ｑ．先日、社内セミナーで講師を務めたのですが、ボロボロでした。
何をしゃべっているのか自分でも訳がわからなくなり、逃げ出したく
なりました。正直、２度とやりたくないです。
でも、順番なのでまた講師をやらなければなりません。
どうすればよいでしょうか？
Ａ．逃げ出したい気持ち、よく分かりますよ。(^_^)/
こういう経験が尾を引いて、どんどん億劫になっていく人もいますよね。
ただ、ここは前向きに考えませんか？
社会人にとってプレゼンに限らず、自己表現は必須のスキルです。
で、あれば、これを機会に克服しちゃいましょう！！
プレゼンテーションは、スポーツなどと同じで経験することが一番勉強
になります。どんなに理論を学んでも身体を動かすのはまた、別です。
なので、社内セミナーを実施されたのであれば、それが一つの経験
になったと考えてはどうでしょうか？
逆に質問ですが、リハーサルは実施されましたか？
資料作りにあまり時間をかけるとリハーサルの時間がなくなるのが常で
す。なので、できるだけ早い段階でリハーサルを行い、できれば多くの
人に見てもらって、何が良いか、何が悪いのかを指摘してもらうといい
です。変な癖などが指摘されておもしろいですよ。
リハーサルは、スポーツでいうところの練習です。何度も何度も練習す
ることでポイントが徐々につかめるようになるものです。
最初から上手にできる人などいないので、諦めずに何度かリハーサルを
してはどうでしょうか？
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■４．編集後記
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＜編集後記＞
年金問題で国中が揺れてますね。(^^;)
「未納」も腹立たしいですが、「無駄遣い」も腹立たしいですね。
「未納」は一部の政治家だけが責任追及されるようですが、年金の無駄遣い
をした役人の責任は追及されないのでしょうかね？金額からいうと無駄遣い
の方が多額でしょうに。
一方、政治家同様、国民年金の未納者が増加しているそうですが、それって、
「老後、年金になんか頼りません。」という意思表示だと思われ、とても
共感しますね。
”自分のことは自分でやる”これがシンプルで分かりやすいと
思うのですが．．．
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□発行元：実践的！！プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当：杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail：info@nakeru-p.com
□URL ：http://www.nakeru-p.com
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